KONTAKT Info / Edit
Bei KONTAKT tragen Sie sämtliche Personen, Firmen und Institutionen ein, mit denen Sie zu tun haben. Diese Angaben stehen danach auf Knopfdruck für Verknüpfungen, Korrespondenz und weitere administrative Aufgaben zur Verfügung.
Firma / Institution
Handelt es sich um eine Firma oder eine Institution?
Abteilung
Handelt es sich um eine grosse Institution oder Verwaltung, dann können Sie die Abteilung ebenfalls vermerken. Diese Angaben können auch in der Anschrift abgebildet werden.
Google Taste
Beim Drücken der Google Taste öffnet sich ein Browserfenster, in welchem nach der Firma und/oder der Person gesucht wird.
Anrede
Frau, Herr etc.
Titel
Dr., Prof. etc.
Kundennummer
Besteht für diese Firma oder Person bereits eine Kundennummer?
Vorname
Vorname der Person
Nachname
Nachname der Person
Sie / Du
Sind Sie per Sie oder per Du mit dieser Person? Die Briefanrede passt sich automatisch an.
ICH
ICH bezieht sich auf die Person oder Institution, in dessen Besitz die Datenbank ist. Die Angaben dieses Datensatzes sind auf dem ICH Knopf hinterlegt, der zum schnellen Ausfüllen der Felder bereit steht.
Das ICH kann temporär vergeben werden, z.B wenn Sie grosse Bestände einer Künstlerin erfassen möchten. Es ist aber nur ein ICH möglich. Wird ein zweiter Datensatz als ICH gekennzeichnet, setzt beryll die erste ICH-Markierung automatisch zurück.
Beruf / Position
Was ist der Beruf dieser Person oder ihre Position innerhalb der genannten Firma?
Anmerkung
Beliebige Notizen. Diese erscheinen überall im Modul KONTAKT, wo die Grunddaten dieser Person oder Firma aufgeführt werden.
Partnername
Drücken Sie die NEU Taste um einen Partnereintrag zu erstellen. Die angekreuzte Person wird in der Versandadresse mitaufgeführt. Es können auch mehrere Partnereinträge erstellt und angekreuzt werden.
Kontaktdaten
Bei Kontaktdaten können Sie Telefonnummern, Websites oder Emailadressen auflisten. Das erste Eingabefeld mit dem Drop-down Menü dient als Beschreibung der jeweiligen Kontaktangabe, z.B. Email privat, Email Assistent etc.
Mit dem angekreuzten Kästchen bestimmen Sie, welcher Eintrag für Versände verwendet wird.
Frankierzone
National, Übersee etc.
Sprache
In welcher Sprache kommunizieren Sie mit dieser Person?
Briefanrede
Die Briefanrede wird automatisch anhand Ihrer Angaben zusammengestellt. Möchten Sie eine abweichende Anrede eingeben, klicken Sie auf die Briefanrede und ändern Sie den Eintrag im sich öffnenden Pop-up Fenster. Sobald in diesem Feld eine abweichende Anrede steht wird diese verwendet.
Kontrolle Adresse
Hier sehen Sie die zusammengestellte Adresse wie sie auf Etiketten oder anderen Dokumenten erscheint.
Adresse
Eine Person oder Firma kann beliebig viele Adresseinträge haben. Diejenige die Sie als Haupteintrag markieren wird für den Ausdruck verwendet und im Kontrollfeld oben angezeigt.
Art
Geschäft oder Privat? Bei der Privatadresse können Sie "ohne Firma" ankreuzen, damit sie ohne Firmennamen gedruckt wird.
Datum
Das Datum zeigt automatisch an wann der Adresseintrag angelegt wurde.
Strasse / Nr.
Strasse und Hausnummer
Adresszusatz
z.B. ein Postfach
PLZ / Ort
Postleitzahl und Ort / Stadt
Staat, Kanton
Bundesland oder Kanton
Land
Die Zusammenstellung der Adresse ändert in das landesübliche Format, abhängig davon welches Land Sie einstellen.
VITA
Unter VITA können Sie Angaben zur Person machen und die Vita als Text eingeben.
Erstkontakt
Wann und wo fand der Erstkontakt statt? Für die Datumsangabe können Sie entweder den Kalender verwenden oder direkt ins Feld hineinschreiben.
Geburtsdatum und Ort
Wann und wo wurde die Person geboren?
Sterbedatum und Ort
Falls diese Person verstorben ist, tragen Sie hier das Sterbedatum sowie der Ort oder das Land ein, in dem die sie verstorben ist.
Nationalität
Welche Nationalität hat die Person?
Lebt in
Wo lebt die Person?
Lebensdaten
Die Taste Lebensdaten erstellt aus den Angaben zur Person eine einzeilige Zusammenfassung.
Vita
Hier wird die ausführliche Version des Lebenslaufs gespeichert. Sie können markieren, welcher Eintrag beim Drucken verwendet werden soll. Dieser Eintrag wird im Ausdruck der Kontaktdaten verwendet und zuoberst in der Liste angezeigt. Die Markierung kann beliebig geändert werden.
Typ
Art des Lebenslaufs. z. B. lang, Kurzversion etc.
Sprache
Sprache, in der dieser Lebenslauf verfasst ist.
Office
Tragen Sie hier die wichtigen Angaben zu Rechnungen und Bankverbindungen ein.
MwSt.-Nr
Mehrwertsteuernummer
Firmenangaben für Rechnung
Zusätzliche Angaben zur Firma. Diese Angaben können aus den Offerten oder Rechnungen mit der Absenderadresse bezogen werden.
Vereinbarungen
Diese Abmachungen wurden festgelegt.
Betreuung
Wer betreut diese Person / Firma? z.B. eine Galerie oder eine bestimmte Person, eine Nachlassverwaltung etc.
Bankverbindungen
Eine Person oder Firma kann beliebig viele Bankverbindungen aufgelistet haben. Markieren Sie den Eintrag, der für die Rechnung verwendet werden soll.
Bankname
Bei dieser Bank befindet sich das Konto.
IBAN
Angabe der IBAN-Nummer
Inhaber
Der genaue Name der Kontoinhaberin.
PC-Konto
So lautet die Kontonummer des Postkontos der Bank.
BLZ
So lautet die Bankleitzahl.
Konto Nr.
So lautet die Kontonummer.
SWIFT
So lautet der BIC / SWIFT Code.
Felder
Hier können Sie eigene, individuelle Felder anlegen, die Ihnen fortan bei sämtlichen Kontaktdatensätzen zur Verfügung stehen. Im ersten Teil der Zeile gehört der Feldtitel (Feldbeschriftung) und im zweiten die Eingabe. Der Eintrag im zweiten Feld erscheint überall im Modul KONTAKT, wo die Grunddaten der Person aufgeführt werden und wird bei Druckausgaben wiedergegeben.
KONTAKT Doukumente
Hier werden Verknüpfungen zu im OFFICE Modul erstellte Dokumente angezeigt, die der Person oder Firma zugewiesen wurden. Sie können auch weitere Daten in den Datensatz importieren oder physisch vorhandenes Material mit einem Standortverweis versehen.
Offerte, Rechnung, Leihrechnung etc.
Verknüpfungen zu im OFFICE Modul erstellte Dokumente, die der Person oder Firma zugewiesen wurden. Durch Drücken auf diesen Eintrag gelangen Sie zum entsprechenden Datensatz.
zugeordnete Digitale Daten
Laden Sie Dateien hoch und fügen Sie Bemerkungen oder Beschreibungen hinzu.
zugeordnetes physisches Material
Weiteres physisches Material kann hier mit Inhalt und Standort aufgeführt werden.
Projektverwaltung
Verknüpfungen zu im OFFICE Modul erstellte Projekte, die dem Kontakt zugewiesen wurden.
Besprechung
Verknüpfungen zu im OFFICE Modul erstellte Besprechungen, die dem Kontakt zugewiesen wurden.
Mailings
Korrespondenz
Hier werden Verknüpfungen zu im OFFICE Modul erstellte Korrespondenz angezeigt, die dem Kontakt zugewiesen wurde. Durch Drücken auf den Eintrag gelangen Sie zum entsprechenden Datensatz.
Versand
Unter Versand werden alle Serienmails oder Serienbriefe aufgezeigt, die an diesen Kontakt verschickt wurden.
KONTAKT Links
Hier werden Verknüpfungen zu den Modulen SAMMLUNG (Werk), AUSSTELLUNG und PUBLIKATION aufgeführt. Ausgangspunkt für Verknüpfungen mit AUSSTELLUNG und PUBLIKATION bildet das Werk, welches in der jeweiligen Ausstellung gezeigt oder Publikation besprochen wird.
KONTAKT Kauf
Werke, die einer Rechnung zugewiesen wurden, gelten in der Datenbank als verkauft bzw. gekauft sobald die Rechnung ausgedruckt wird. Die Informationen zu verkauften und gekauften Werken können Sie hier als Liste einsehen.
KONTAKT Show
Show ist ein Präsentationsmodus in dem die Datensätze wie in einer Publikation präsentiert werden.
KONTAKT Listen
Jedes Modul kann auch als Liste eingesehen werden. Es stehen Listen in verschiedenen Zusammenstellungen zur Verfügung. Sie können durch die Datensätze scrollen, markieren und auswählen. Die Datensätze können nach unterschiedlichen Kriterien sortiert und ausgedruckt werden.
KONTAKT Print
Für das einfache Erstellen von Dokumenten und Etiketten stehen Ihnen verschiedene Layouts zur Verfügung, die unter Print näher beschrieben werden.